Drie verschillende dingen die voortdurend door elkaar lopen: je bedrijfsgegevens, je privacyverklaring en je cookiebanner. Ze komen uit verschillende regels, ze staan op verschillende plekken, en ze gelden niet allemaal even vaak.
De bedrijfsgegevens die op je site horen
Voor een dienst van de informatiemaatschappij, en dat is elke zakelijke website, staat in artikel 3:15d BW welke gegevens "gemakkelijk, rechtstreeks en permanent toegankelijk" moeten zijn:
- je naam (en handelsnaam, als die afwijkt);
- het vestigingsadres, geen postbus;
- een e-mailadres, en in de praktijk ook een telefoonnummer;
- je KvK-nummer;
- je btw-identificatienummer;
- bij gereglementeerde beroepen (advocaat, accountant, arts, architect): de beroepsorganisatie, de beroepstitel, de lidstaat waar die is verleend en de toepasselijke beroepsregels;
- als je onder een vergunning of toezicht valt: de gegevens van de toezichthouder.
De praktische plek is de voettekst, want die staat op elke pagina, of een pagina "Zakelijke gegevens" waar vanuit de voettekst naar wordt verwezen.
Btw-id, niet je omzetbelastingnummer
Dit is de fout die zzp'ers het vaakst maken. Sinds 2020 heb je als eenmanszaak twee nummers: het btw-identificatienummer (btw-id), dat je gebruikt naar buiten toe, op je facturen en op je website, en het omzetbelastingnummer, dat je alleen gebruikt in contact met de Belastingdienst.
De reden is niet administratief maar privacygevoelig: het oude nummer bevatte je burgerservicenummer. Zet dat oude nummer dus niet op je site. Controleer je voettekst hier vandaag even op.
De privacyverklaring
Die komt uit artikel 13 van de AVG en is verplicht zodra je persoonsgegevens verwerkt, wat eerder gebeurt dan je denkt: serverlogs met IP-adressen, een contactformulier, een nieuwsbrief, een afspraakmodule, bestellingen.
Erin moet staan wie de verwerkingsverantwoordelijke is, welke gegevens je verwerkt en waarvoor, op welke grondslag (overeenkomst, wettelijke plicht, gerechtvaardigd belang of toestemming), wie ze nog meer ziet (hosting, betaaldienst, planningssoftware), hoe lang je ze bewaart, of ze de EU verlaten, en welke rechten de bezoeker heeft: inzage, correctie, verwijdering, bezwaar, dataportabiliteit en het recht om te klagen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Een privacyverklaring die je van een andere site hebt gekopieerd is slechter dan geen: hij beschrijft verwerkingen die je niet doet en mist die je wel doet.
De cookiebanner: alleen als je hem nodig hebt
Hier wordt de meeste angst verkocht. De regel staat in artikel 11.7a van de Telecommunicatiewet: informatie opslaan op of uitlezen van het apparaat van een bezoeker mag alleen met toestemming, tenzij het strikt noodzakelijk is om de dienst te leveren. Sessie, winkelwagen, taalkeuze en het onthouden van de cookiekeuze zelf vallen onder die uitzondering.
Daaruit volgt:
- Gebruik je Google Analytics, een advertentiepixel of een ingesloten YouTube-video, dan heb je een banner nodig. Met een weigerknop die net zo makkelijk te vinden is als de accepteerknop, en zonder vooraf aangevinkte vakjes.
- Gebruik je dat allemaal niet, dan heb je geen banner nodig. Een site met een contactformulier, een kaart zonder tracking en een bezoekersteller zonder cookies kan zonder. Dat is geen grijs gebied, dat is de normale situatie voor de meeste kleine bedrijven.
De eenvoudigste manier om aan de cookieregels te voldoen is dus: geen cookies plaatsen.
Algemene voorwaarden
Niet wettelijk verplicht, wel verstandig, en praktisch onmisbaar zodra je aan consumenten verkoopt. Verkoop je online aan particulieren, dan moet je in ieder geval duidelijk zijn over de wettelijke bedenktijd van veertien dagen, de retourprocedure en wie de retourkosten draagt, en over levertijden. Verwijs ernaar vóórdat iemand afrekent, niet erna.
Hoe wij deze pagina's opstellen
Bij 1h1app vul je een formulier in (naam, rechtsvorm, adres, KvK-nummer, btw-id, wat de site doet, welke dienstverleners meekijken) en daaruit komen de juridische pagina's, de privacyverklaring en het cookiebeleid in het Nederlands, gelinkt vanuit de voettekst van elke pagina. De banner verschijnt alleen als jouw antwoorden hem nodig maken: de ingebouwde bezoekersteller werkt zonder cookies, en de kaarten draaien op kaarttegels die wij zelf hosten in plaats van een script van derden.
Twee eerlijke kanttekeningen. Dit is geen juridisch advies. En de gegenereerde teksten steunen op de Europese grondslagen (richtlijn 2000/31/EG, AVG) en op jouw gegevens: ze citeren niet artikel voor artikel het Nederlandse recht, en de toezichthouder staat als een in te vullen plek in de tekst, wat in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens is. Voor gereglementeerde beroepen en voor een webshop met bedenktijd is het verstandig er iemand naar te laten kijken die ervoor aansprakelijk is.
Checklist voor je publiceert
- Naam, vestigingsadres, e-mail en telefoonnummer staan in de voettekst.
- KvK-nummer staat erbij.
- Er staat een btw-id, niet je omzetbelastingnummer.
- De privacyverklaring beschrijft jouw echte verwerkingen.
- De cookiebanner, als je die hebt, heeft een even zichtbare weigerknop.
- Verkoop je aan consumenten: bedenktijd, retourregeling en levertijden staan er duidelijk in.
Wat er verder op je site hoort, het deel dat klanten oplevert, staat in de gids voor zzp'ers.
Veelgestelde vragen
Is het KvK-nummer verplicht op mijn website?
Ja. Artikel 3:15d BW verplicht aanbieders van diensten van de informatiemaatschappij om onder meer naam, vestigingsadres, e-mailadres, KvK-nummer en btw-identificatienummer gemakkelijk, rechtstreeks en permanent toegankelijk te maken. In de praktijk zet je ze in de voettekst.
Welk btw-nummer zet ik op mijn website?
Het btw-identificatienummer, dus het nummer dat je ook op je facturen naar klanten zet. Niet je omzetbelastingnummer: dat is bedoeld voor contact met de Belastingdienst en bevatte vroeger je burgerservicenummer. Controleer je voettekst hier expliciet op.
Heb ik een cookiebanner nodig als ik geen Google Analytics gebruik?
Meestal niet. Artikel 11.7a Telecommunicatiewet vraagt alleen toestemming voor wat niet strikt noodzakelijk is voor de dienst. Een site met een contactformulier, een kaart zonder tracking en een bezoekersteller zonder cookies kan zonder banner.
Zijn algemene voorwaarden verplicht voor een website?
Wettelijk verplicht zijn ze niet, maar zodra je aan consumenten verkoopt moet je wel duidelijk zijn over de veertien dagen bedenktijd, de retourprocedure en de levertijd, en die informatie moet vóór het afrekenen beschikbaar zijn, niet erna.
Mag ik de privacyverklaring van een andere site kopiëren?
Dat is de slechtste optie. Je neemt de gegevens van een ander bedrijf over, beschrijft verwerkingen die je niet doet en mist de verwerkingen die je wel doet. Een generator die je eigen gegevens gebruikt kost een paar minuten en levert een tekst op die klopt met wat jij daadwerkelijk doet.